Studi Kasus Architecture Sysem Enterprise

"Penerapan Enterprise Application Integration Pada Sebuah Bank"

Enterprise Application Integration proses menghubungkan aplikasi (dalam suatu organisasi) dengan tujuan untuk menyederhanakan dan mengautomasi proses bisnis.  Integrasi aplikasi dan data sehingga mudah untuk di share.  Contoh : Penerbit ingin tahu berapa jumlah buku yang sudah terjual habis.Integrasi dilakukan tanpa membuat perubahan signifikan pada aplikasi dan sumber data.

Sebuah bank dengan aplikasi-aplikasinya yang canggih, tapi tanpa sistem EAI yang canggih pula, akan mengalami kesulitan dalam menambah inovasi layanan baru terhadap para nasabahnya. Di sini akan dijelaskan dua contoh kesulitan yang akan dialami dalam menambahkan layanan baru:

Proses penambahan layanan mobile banking akan menjadi beberapa bulan lebih lambat jika implementor sistem mobile banking harus melakukan pemrograman untuk mengirim transaksi dengan format SWIFT ke sistem kartu kredit dan FIX ke sistem tabungan. Sistem mobile banking ini menggunakan XML (misalnya), dan proses implementasi akan menjadi jauh lebih sederhana, jika semua komunikasi dapat dilakukan dengan XML
Bank ini ingin menambahkan fasilitas untuk memudahkan nasabahnya membeli saham perdana pada IPO melalui ATM. Untuk itu, perlu dilakukan integrasi antara aplikasi sistem tabungan dengan aplikasi dari perusahaan pialang. Aplikasi Sistem Tabungan menggunakan FIX, sedangkan aplikasi dari perusahaan pialang menggunakan EDI. Maka dibutuhkan waktu untuk memodifikasi salah satu sistem agar mengerti format dari sistem lainnya.

Sebuah bank dengan aplikasi-aplikasinya yang canggih, tapi tanpa sistem EAI yang canggih pula, akan mengalami kesulitan dalam menambah inovasi layanan baru terhadap para nasabahnya. Di sini akan dijelaskan dua contoh kesulitan yang akan dialami dalam menambahkan layanan baru:

Proses penambahan layanan mobile banking akan menjadi beberapa bulan lebih lambat jika implementor sistem mobile banking harus melakukan pemrograman untuk mengirim transaksi dengan format SWIFT ke sistem kartu kredit dan FIX ke sistem tabungan. Sistem mobile banking ini menggunakan XML (misalnya), dan proses implementasi akan menjadi jauh lebih sederhana, jika semua komunikasi dapat dilakukan dengan XML
Bank ini ingin menambahkan fasilitas untuk memudahkan nasabahnya membeli saham perdana pada IPO melalui ATM. Untuk itu, perlu dilakukan integrasi antara aplikasi sistem tabungan dengan aplikasi dari perusahaan pialang. Aplikasi Sistem Tabungan menggunakan FIX, sedangkan aplikasi dari perusahaan pialang menggunakan EDI. Maka dibutuhkan waktu untuk memodifikasi salah satu sistem agar mengerti format dari sistem lainnya.

Sumber:
https://amrin11zulmi.wordpress.com/2016/03/04/integrasi-aplikasi-perusahaan-eai/

Studi kasus Teknologi Enterprise Architecture

Studi kasus Teknologi Enterprise Architecture

1. Penerapan Enterprise Architecture Planning Dalam Perancangan Arsitektur Sistem Informasi (Studi Kasus: Bagian Logistik It Telkom)

Arsitektur enterprise (EA) merupakan suatu upaya memandang elemen-elemen yang ada di enterprise secara keseluruhan sebagai satu kesatuan. Selain itu, arsitektur enterprise mempunyai arti penting bagi organisasi sebab salah satu hasilnya adalah keselarasan antara TI dan kebutuhan bisnis. Untuk mengembangkan dan mengelola arsitektur enterprise perlu diadopsi atau dikembangkan sendiri EA framework dan EA Proses. Zachman Framework, salah satu dari EA Framework, merupakan skema klasifikasi yang digunakan untuk mengorganisasikan artefak enterprise. Framework ini merupakan framework yang paling populer, diperkenalkan pertama kali oleh John Zachman dan kemudian diperluas bersama Sowa. Framework Zachman dapat dimanfaatkan untuk menentukan apakah suatu metodologi meliputi semua aspek dalam arsitektur enterprise atau sebaliknya aspek apa saja yang dicakup oleh suatu metodologi. Selain itu, framework ini menyediakan alat yang bernilai bagi arsitek enterprise untuk membantu mengelola artefak enterprise. Dalam pengembangan atau pengelolaan produk arsitektur enterprise terdapat banyak proses/metodologi yang dapat dipakai. Perencanaan Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture Planning/EAP) yang berbasis pada Zachman Framework adalah salah satu metodologi arsitektur enterprise. EAP didefinisikan sebagai proses pendefinisian arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut. Proses EAP mencakup dua baris teratas pada kolom data, fungsi, dan jaringan dalam Zachman Framework. EAP memberikan hasil berupa cetak biru TI, yaitu arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi sebagai pedoman untuk perancangan sistem TI. Dalam tugas akhir ini, akan dicoba untuk menerapkan EAP di Bagian Logistik IT Telkom. Bagian Logistik merupakan suatu bagian yang berfungsi dalam kegiatan pengelolaan barang dan jasa yang meliputi kegiatan yang dimulai dari merencanakan sampai dengan penghapusan untuk semua unit. 

1. Perencanaan Arsitektur Perusahaan pada Bagian Instalasi Rawat Jalan dengan Kerangka Kerja TOGAF ADM Studi Kasus Rumah Sakit Jiwa Menur Surabaya

Penelitian ini menghasilkan rencana arsitektur perusahaan yang dapat digunakan oleh Instalasi Rawat Jalan RSJ Menur Surabaya dengan kerangka kerja TOGAF ADM. Ada beberapa tahapan yang akan dilakukan yaitu pengumpulan data, penyusunan arsitektur visi, penyusunan arsitektur bisnis, penyusunan arsitektur data, penyusunan arsitektur aplikasi, penyusunan arsitektur teknologi, dan evaluasi arsitektur perusahaan. Dalam penyusunan arsitektur data, hal yang dilakukan adalah penyusunan arsitektur data berdasarkan dokumen laporan, membuat relasi antar entias data, membuat matriks fungsi bisnis dan entitas data, dan membuat analisis gap arsitektur data. Pada penyusunan arsitektur aplikasi, hal yang dilakukan adalah merencanakan kandidat aplikasi, membuat matriks fungsi bisnis, merancang kandidat aplikasi, serta membuat analisis gap arsitektur aplikasi. Sedangkan dalam tahap penyusunan arsitektur teknologi, hal yang dilakukan adalah merencanakan kandidat teknologi, membuat topologi jaringan dan membuat analisis gap arsitektur teknologi. evaluasi arsitektur perusahaan dilakukan dengan cara wawancara kepada stakeholder tentang hasil arsitektur. Hasil evaluasi menyatakan bahwa arsitektur perusahaan yang telah dibuat dapat diterima dan dipertimbangkan untuk diimplementasikan.

2. PEMODELAN ARSITEKTUR ENTERPRISE PERGURUAN TINGGI DENGAN METODE TOGAF (Studi Kasus Universitas Nahdlatul Ulama Cirebon)

Strategi dan kebijakan dalam suatu organisasi yang non profit oriented juga mengutamakan pada layanan konsumen. Perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi akan berdampak pada persaingan yang semakin ketat, hal ini berlaku juga di dunia pendidikan terutama bagi perguruan tinggi yang dikelola oleh masyarakat (swasta), membuat pihak pengelola untuk membangun dan mengembangkan sistem informasi dalam membantu aktifitas bisnis, untuk mencapai tujuan organisasi serta layanan bagi stake holder terutama yang berhubungan dengan data, informasi, teknologi dan aplikasi. Pembangunan dan pengembangan sistem informasi ini 

harus selaras dengan arah strategi organisasi (enterprise), ditemukan beberapa kasus pengelolaan sistem informasi mengalami kegagalan dalam mencapai tujuan (objective) organisasi karena pemanfaatan ini tidak sesuai dengan arah dan tujuan perguruan tinggi (organisasi).

The Open Group Architecture Framework (TOGAF) merupakan framework dan metode untuk arsitektur enterprise yang menyediakan metodologi untuk menganalisis arsitektur bisnis secara keseluruhan. Terdapat tiga domain arsitektur yang diterima secara umum sebagai bagian dari keseluruhan arsitektur enterprise ketiga domain tersebut didukung oleh TOGAF yaitu Architecture Development Method (ADM) menjelaskan bagaimana menemukan sebuah arsitektur perusahaan/lembaga/organisasi secara rinci sesuai dengan kebutuhan bisnisnya, dan ini adalah bagian inti dari TOGAF.

Tujuan membuat pemodelan arsitektur enterprise Universitas Nahdlatul Ulama Cirebon berupa blueprint yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data, dan arsitektur aplikasi guna mendukung aktifitas bisnis Universitas Nahdlatul Ulama Cirebon menggunakan framework TOGAF. Adapun dalam melakukan pemodelan mengunakan fasilitas yang diberikan oleh TOGAF yaitu Architecture Development Method (ADM) dengan menggunakan 6 fase yang dimiliki oleh ADM. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi praktis bagi pemangku keputusan di Universitas Nahdlatul Ulama Cirebon dalam merencanakan arsitektur sistem informasi dalam pengelolaan perguruan tinggi sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan.

Sumber:

https://repository.telkomuniversity.ac.id/home/catalog/id/95901/slug/penerapan-enterprise-architecture-planning-dalam-perancangan-arsitektur-sistem-informasi-studi-kasus-bagian-logistik-it-telkom-.html

https://e-journal.unair.ac.id/index.php/JISEBI/article/view/2463

https://journal.uniku.ac.id/index.php/cloudinformation/article/view/567

The Open Group Architecture Framework (TOGAF)

TOGAF

(The Open Group Architecture Framework)

A.                Apa itu TOGAF?

TOGAF (The Open Group Architecture Framework) adalah sebuah framework yang bersifat generik untuk mengembangkan arsitektur yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis. Jadi perlu dicatat di sini bahwa TOGAF adalah sebuah framework dan bukan arsitektur.

TOGAF sendiri merupakan standard dari Open Group dan awalnya berdasarkan TAFIM (Technical Architecture Framework for Information Management).

TOGAF juga dapat dikatakan sebagai sebuah kerangka (metoda) terperinci dan sekumpulan perangkat pendukung untuk mengembangkan sebuah arsitektur teknologi informasi perusahaan. Kerangka menyediakan sebuah klasifikasi untuk menghubungkan konsep-konsep yang menggambarkan dunia nyata pada konsep-konsep yang menggambarkan sistem informasi dan implementasinya. Kerangka digunakan untuk mengelompokkan informasi yang diperlukan dengan tujuan untuk menjelaskan keseluruhan perusahaan dan untuk menyimpan informasi tersebut, biasanya didukung oleh perangkat tempat penyimpanan yang tepat.

Framework arsitektur merupakan sebuah tool  yang dapat digunakan untuk mengembangkan jangkauan secara luas dari arsitektur yang berbeda-beda.  Framework  arsitektur seharusnya menguraikan suatu metode untuk merancang sistem informasi yang berhubungan dengan sekumpulan  building block dan untuk menunjukan bagaimana  building block sesuai satu sama lain. Menggunakan  framework arsitektur akan mempercepat dan menyederhanakan pengembangan arsitektur, menyakinkan cakupan yang lebih lengkap dari solusi yang dirancang, dan menyakinkan bahwa arsitektur yang dipilih mengijinkan untuk pertumbuhan masa depan sebagai respon terhadap kebutuhan bisnis. TOGAF memegang peranan penting membantu proses pengembangan arsitektur dan memungkinkan pengguna TI membangun solusi berbasis sistem terbuka untuk kebutuhan bisnis mereka.

Menurut The Open Group (2007), ada empat jenis arsitektur yang umumnya diterima sebagai bagian dari keseluruhan arsitektur  enterprise,  yaitu arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Kombinasi arsitektur data dan arsitektur  aplikasi disebut juga sebagai arsitektur sistem informasi. Sebenarnya TOGAF secara asli dirancang untuk mendukung arsitektur teknologi. Tetapi TOGAF semakin berkembang dan kemudian mendukung keempat jenis arsitektur tersebut.

Saat ini memang TOGAF sangat populer di dunia sebagai framework untuk pembuatan arsitektur enterprise. Tentunya ada beberapa alasan mengapa TOGAF menjadi begitu populer.  Berikut ini beberapa diantaranya:

1.      TOGAF merupakan standard terbuka dan tidak tergantung dari vendor ataupun teknologi yang digunakan

2.      Mendukung keselarasan antara IT dan bisnis

3.      Berdasarkan praktik-praktik terbaik

4.      Dapat disesuaikan sesuai kebutuhan organisasi yang menerapkannya

5.      Merupakan metoda umum yang komprehensif

B.                 Sejarah TOGAF

TOGAF pertama kali dirilis pada tahun 1996 dan saat ini sudah sampai di versi 9.1. Pada awalnya, TOGAF dikembangkan oleh anggota dari The Open Group, berasal dari forum architecture. Perkembangan awal dari TOGAF yaitu versi 1 yang dikeluarkan pada tahun 1995. Versi 1 TOGAF ini didasarkan pada Kerangka Arsitektur Teknis Manajemen Informasi (TAFIM), yang dikembangkan oleh Departemen Pertahanan AS (DoD). Departemen Pertahanan memberikan izin eksplisit kepada The Open Group untuk menciptakan TOGAF dengan membangun TAFIM yang merupakan hasil bertahun-tahun dari upaya proses pengembangan dengan investasi yang berasal dari pemerintah AS.

C.                Komponen-komponen Yang Ada Pada TOGAF

·         Architecture Development Method (ADM)

Menurut The Open Group (2007), ada empat jenis arsitektur yang umumnya diterima sebagai bagian dari keseluruhan arsitektur  enterprise,  yaitu arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Kombinasi arsitektur data dan arsitektur  aplikasi disebut juga sebagai arsitektur sistem informasi. Sebenarnya TOGAF secara asli dirancang untuk mendukung arsitektur teknologi. Tetapi TOGAF semakin berkembang dan kemudian mendukung keempat jenis arsitektur tersebut.

Saat ini memang TOGAF sangat populer di dunia sebagai framework untuk pembuatan arsitektur enterprise. Tentunya ada beberapa alasan mengapa TOGAF menjadi begitu populer.  Berikut ini beberapa diantaranya:

1.      TOGAF merupakan standard terbuka dan tidak tergantung dari vendor ataupun teknologi yang digunakan

2.      Mendukung keselarasan antara IT dan bisnis

3.      Berdasarkan praktik-praktik terbaik

4.      Dapat disesuaikan sesuai kebutuhan organisasi yang menerapkannya

5.      Merupakan metoda umum yang komprehensif

A.    Sejarah TOGAF

TOGAF pertama kali dirilis pada tahun 1996 dan saat ini sudah sampai di versi 9.1. Pada awalnya, TOGAF dikembangkan oleh anggota dari The Open Group, berasal dari forum architecture. Perkembangan awal dari TOGAF yaitu versi 1 yang dikeluarkan pada tahun 1995. Versi 1 TOGAF ini didasarkan pada Kerangka Arsitektur Teknis Manajemen Informasi (TAFIM), yang dikembangkan oleh Departemen Pertahanan AS (DoD). Departemen Pertahanan memberikan izin eksplisit kepada The Open Group untuk menciptakan TOGAF dengan membangun TAFIM yang merupakan hasil bertahun-tahun dari upaya proses pengembangan dengan investasi yang berasal dari pemerintah AS.

D.                Komponen-komponen Yang Ada Pada TOGAF

·         Architecture Development Method (ADM)

terdapat dalam perusahaan serta industri teknologi informasi secara umum. Aset tersebut diyakini perusahaan harus  tersedia untuk pengembangan arsitektur. Pada fase yang relevan sepanjang TOGAF ADM, terdapat peringatan untuk mempertimbangkan aset arsitektur apa dari TOGAF  Enterprise Continuum yang harus dipakai arsitek jika tersedia.

·         TOGAF Reference Models (RM)

Komponen ini memuat architectural reference models yang mencakup TOGAF Foundation Architecture dan The Integrated Information Infrastructure RM.

·         Architecture Capability Framework

Komponen ini memuat proses, keahlian, peran dan tanggung jawab dalam organisasi yang dibutuhkan agar arsitektur dapat berfungsi.

E.                 Jenis Arsitektur di dalam TOGAF (domain)

Ada empat jenis arsitektur yang secara umum diterima sebagai bagian dari arsitektur perusahaan secara keseluruhan, yang semuanya menggunakan TOGAF yang didukung:

1.      Business Process Architecture - mendefinisikan strategi bisnis, pemerintahan, organisasi, dan proses bisnis utama.

2.      Data Architecture - menjelaskan struktur aset data logis dan fisik organisasi dan sumber daya manajemen data.

3.      Aplication Architecture - menyediakan cetak biru untuk sistem aplikasi individu untuk digunakan, interaksi mereka, dan hubungan mereka dengan proses bisnis inti organisasi.

4.      Technical Architecture - menjelaskan software logis dan kemampuan perangkat keras yang diperlukan untuk mendukung penyebaran bisnis, data, dan layanan aplikasi. Ini termasuk infrastruktur TI, middleware, jaringan, komunikasi, pengolahan, standar, dll

5.      Keuntungan dari Menggunakan TOGAF

Setiap organisasi berusaha untuk mendesain dan implementasi arsitektur enterprise untuk mendukung aplikasi bisnis mission-critical, dengan menggunakan blok bangunan sistem terbuka.

Suatu perusahaan yang merancang dan mengimplementasikan arsitektur enterprisemenggunakan TOGAF dipastikan bahwa desain dan spesifikasi pengadaan yang akan sangat memudahkan implementasi sistem terbuka, dan akan memungkinkan manfaat dari sistem terbuka bertambah untuk organisasi mereka dengan menurunkan risiko.

F.                 Kelebihan dan Kekurangan TOGAF

Kelebihan Togaf

·Sifatnya yang fleksibel dan bersifat open source.

·Sistematis

·Focus pada siklus implementasi (ADM) dan proses

·Kaya akan area teknis arsitektur

·Recource base menyediakan banyak material referensi

·Karena melibatkan banyak pihak terutama industri, di TOGAF banyak memberikan best practice atau kejadian riil di dunia nyata

Kekurangan Togaf

·         Tidak ada templates standart untuk seluruh domain (misalnya untuk membuat blok diagram)

·         Tidak ada artefak yang dapat digunakan ulang (ready made)

Sumber:

https://itgid.org/togaf-framework/

http://harumindripermata.blogspot.co.id/2014/03/the-open-group-architecture-framework.html

https://togafsae.wordpress.com/2012/06/14/the-open-group-architecture-framework-togaf/

https://itgid.org/framework-togaf/

ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATION

Teknologi Enterprise Architecture + Vendor/Perusahaan Enterprise Architecture

Tugas 5 Distributed Information System

Tugas 4 Arsitektur Sistem Enterprise

Tugas 3 Apa itu Enterprise

Tugas 2. Review Video Enterprise Architecture

Tugas 2

Enterprise Architecture

Dalam Video Romy Satria Wahono menjelaskan tentang Apa itu Enterprise Architecture dengan menggunakan sebuah analogi yang sederhan dengan seandainya beliau mempunyai rumah yang sangat megah dengan total penghuni 13 orang,1 istri, 7anak,3 PRT, 1 supir, dengan 10 kamaar tidur, 1 ruang peprustakaan, 2 ruang keluarga, 6 kamar mandi, 1 kolam renang,1 kolam ikan dengan banyak ikan, dan taman dengan puluhan pohon dan hewan, permasalahan karena kondisi rumah yang terlalu besar sehingga dia tidak tahu secara detail kegiatan sehari-hari dan kebiasaan masing-masing penghuni rumah. Dan seluruh asset rumah dan hal hal lain yang terjadi di dalam rumah tersebut, dan suatu saat timbul masalah ketika membeli kursi baru untuk dapur ternyata ada kursi tidak terpakai di ruang tengah, dan masing” penghuni rumah mendownload film sehingga internet jadi lambat dan laptop kekurangan space hdd ,dll. Rumah beliau adalah simplifikasi dari perusahaan premetrix di bagian software development dan trending center, apa yang terjadi di rumah beliau sama juga yang terjadi di kantor.

                Jadi untuk mengatasi semua hal itu beliau harus mempunyai peta arsitektur rumah atau di organisasi sehingga dia tau letak tempat atau barang barang kalu dirumah atau dikantor beliau perlu mengetahui bisnis proses yanga ada di dalamnya, kalau dalam organisasi harus tau struktur organisasi ,tujuan organisasi,bisnis proses, infrastruktur IT,dll. Itu semua bisa  dikateorikan menjadi 4 Enterprise Architecture  yaitu :
1. Business Architecture

2. Data Architecture

3. Application Architecture

4. Technology Architecture

 Apa itu Enterprise Architecture?

                Cetak biru organisasi yang berisi proses bisnis, data,aplikasi, dan infrastruktur IT,yang dirancang dan diterapkan secara terpadu untuk membantu berjalannya kehiatan organisasi dengan lebih efektif dan efesien.

Tugas 1

Apa itu Enterprise?

     Enterprise adalah sekelompok orang yang memiliki tujuan secara umum sama. Mereka memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan. Enterprise berperan sebagai satu entitas. Pandagan tentang organisasi atau perusahaan ini sangat berbeda dengan pandangan tradisional yang berpendapat bahwa organisasi dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan fungsi yang mereka lakukan, sehingga suatu organisasi memiliki bagian marketing,  produksi, keuangan, dan SDM yang satu sama lain terisolasi.


Apa itu Sistem Enterprise?
    Enterprise adlah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan, dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin.



Contoh Perusahaan yang menggunakan aplikasi sistem Enterprise?

PT. SEMEN GRESIK
Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

1. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
2. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
3. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.
4. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
5. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.
6. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.
Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

1. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

1. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
2. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
3. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
4. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
5. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
6. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.
Kendala-kendala dalam Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

• Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
• Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
• Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :

• Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
• Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
• Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

 HASIL IMPLEMENTASI ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

• Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
• Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
• Meningkatkan keakuratan informasi
• Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
• Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

Source :
Anisahsh,(2015).Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) :
https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-erp-enterprise-resource-planning/
http://www.kompasiana.com/umirizkiamelia/apa-itu-enterprise_57473d5766afbd1f0bbcc7e1
https://www.slideshare.net/ndndsk/sistem-enterprise-43381864