Tugas 2. Review Video Enterprise Architecture

Tugas 2

Enterprise Architecture

Dalam Video Romy Satria Wahono menjelaskan tentang Apa itu Enterprise Architecture dengan menggunakan sebuah analogi yang sederhan dengan seandainya beliau mempunyai rumah yang sangat megah dengan total penghuni 13 orang,1 istri, 7anak,3 PRT, 1 supir, dengan 10 kamaar tidur, 1 ruang peprustakaan, 2 ruang keluarga, 6 kamar mandi, 1 kolam renang,1 kolam ikan dengan banyak ikan, dan taman dengan puluhan pohon dan hewan, permasalahan karena kondisi rumah yang terlalu besar sehingga dia tidak tahu secara detail kegiatan sehari-hari dan kebiasaan masing-masing penghuni rumah. Dan seluruh asset rumah dan hal hal lain yang terjadi di dalam rumah tersebut, dan suatu saat timbul masalah ketika membeli kursi baru untuk dapur ternyata ada kursi tidak terpakai di ruang tengah, dan masing” penghuni rumah mendownload film sehingga internet jadi lambat dan laptop kekurangan space hdd ,dll. Rumah beliau adalah simplifikasi dari perusahaan premetrix di bagian software development dan trending center, apa yang terjadi di rumah beliau sama juga yang terjadi di kantor.

                Jadi untuk mengatasi semua hal itu beliau harus mempunyai peta arsitektur rumah atau di organisasi sehingga dia tau letak tempat atau barang barang kalu dirumah atau dikantor beliau perlu mengetahui bisnis proses yanga ada di dalamnya, kalau dalam organisasi harus tau struktur organisasi ,tujuan organisasi,bisnis proses, infrastruktur IT,dll. Itu semua bisa  dikateorikan menjadi 4 Enterprise Architecture  yaitu :
1. Business Architecture

2. Data Architecture

3. Application Architecture

4. Technology Architecture

 Apa itu Enterprise Architecture?

                Cetak biru organisasi yang berisi proses bisnis, data,aplikasi, dan infrastruktur IT,yang dirancang dan diterapkan secara terpadu untuk membantu berjalannya kehiatan organisasi dengan lebih efektif dan efesien.

Tugas 1

Apa itu Enterprise?

     Enterprise adalah sekelompok orang yang memiliki tujuan secara umum sama. Mereka memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan. Enterprise berperan sebagai satu entitas. Pandagan tentang organisasi atau perusahaan ini sangat berbeda dengan pandangan tradisional yang berpendapat bahwa organisasi dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan fungsi yang mereka lakukan, sehingga suatu organisasi memiliki bagian marketing,  produksi, keuangan, dan SDM yang satu sama lain terisolasi.


Apa itu Sistem Enterprise?
    Enterprise adlah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan, dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin.



Contoh Perusahaan yang menggunakan aplikasi sistem Enterprise?

PT. SEMEN GRESIK
Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

1. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
2. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
3. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.
4. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
5. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.
6. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.
Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

1. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

1. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
2. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
3. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
4. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
5. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
6. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.
Kendala-kendala dalam Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

• Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
• Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
• Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :

• Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
• Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
• Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

 HASIL IMPLEMENTASI ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

• Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
• Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
• Meningkatkan keakuratan informasi
• Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
• Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

Source :
Anisahsh,(2015).Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) :
https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-erp-enterprise-resource-planning/
http://www.kompasiana.com/umirizkiamelia/apa-itu-enterprise_57473d5766afbd1f0bbcc7e1
https://www.slideshare.net/ndndsk/sistem-enterprise-43381864